Hochzeit planen: Zeitplan und Checkliste für 12 Monate

Eine Hochzeit besteht aus vielen kleinen Entscheidungen. Stressig wird es erst, wenn alle gleichzeitig anstehen. Dieser Zeitplan verteilt die Hochzeitsplanung auf ein Jahr. Habt ihr weniger Zeit, rückt ihr die Abschnitte einfach zusammen. Die Reihenfolge bleibt gleich.

12 Monate vorher: Budget, Datum, Gästeliste

Das Budget festlegen

Klärt zuerst, wie viel ihr ausgeben wollt und wer etwas dazugibt. So verteilt sich ein Hochzeitsbudget ungefähr:

• Location, Essen und Getränke: etwa die Hälfte
• Fotografie und Video: 10 bis 15 Prozent
• Kleidung, Ringe und Styling: 10 bis 15 Prozent
• Musik, Dekoration und Blumen: je 5 bis 10 Prozent
• Puffer für Unvorhergesehenes: 5 bis 10 Prozent

Die Anteile schwanken je nachdem, was euch wichtig ist.

Datum und Größe

Samstage zwischen Mai und September sind am schnellsten ausgebucht. Ein Freitag oder ein Termin im Frühjahr oder Herbst ist oft günstiger. Legt außerdem fest, ob ihr mit 30 oder mit 120 Gästen feiert. Davon hängt fast alles Weitere ab.

Die Gästeliste entwerfen

Schreibt zuerst auf, wer auf keinen Fall fehlen darf: engste Familie, Trauzeugen, beste Freunde. In einer zweiten Runde folgen weitere Verwandte, Freunde und Kollegen. So seht ihr schnell, wo ihr kürzen könnt, wenn Platz oder Budget nicht reichen.

10 bis 12 Monate vorher: buchen, was knapp ist

• Standesamt und Kirche: Termine früh anfragen. Viele Standesämter nehmen die Anmeldung erst sechs Monate vorher an, reservieren aber vorab.
• Location: Passt sie zur Gästezahl? Gibt es eine Lösung bei Regen? Bis wann darf gefeiert werden?
• Fotografie und Musik: Gute Fotografen und Bands sind oft ein Jahr im Voraus ausgebucht.

6 bis 8 Monate vorher: Save the Date verschicken

Sobald Datum und Ort feststehen, gebt euren Gästen Bescheid. Details braucht es dafür noch nicht. Das ist besonders wichtig, wenn Gäste anreisen oder ihr in den Ferien heiratet. Eine kurze Nachricht genügt: wer, wann, wo – die Einladung folgt.

Im Paket „Festtag“ hat InviteFlow dafür eine eigene Save-the-Date-Ansicht. Eure Gäste sehen zunächst nur Datum und Ort. Später schaltet ihr unter demselben Link die vollständige Einladung frei.

4 bis 6 Monate vorher: Dienstleister und Outfit

• Catering und Menü besprechen, ein Probeessen vereinbaren
• Blumen und Dekoration festlegen
• Kleid, Anzug und Ringe aussuchen – Änderungen brauchen Zeit
• Einen Probetermin für Frisur und Make-up machen
• Unterkünfte für anreisende Gäste vorschlagen oder Zimmer reservieren

3 Monate vorher: die Hochzeitseinladung

Verschickt die Einladungen etwa drei Monate vor der Hochzeit. Die Antwortfrist sollte mindestens vier Wochen vor dem Fest liegen. Dann bleibt Zeit, Nachzügler zu erinnern und die Zahlen an die Location zu melden.

In die Hochzeitseinladung gehören:

• Datum, Uhrzeit und Adresse von Trauung und Feier
• die Antwortfrist und wie ihr die Antwort bekommen möchtet
• Fragen für die Planung: Begleitung, Kinder, Essenswünsche, Allergien, Übernachtung
• Hinweise zu Dresscode, Geschenken und Anfahrt

Ob gedruckt oder digital, hängt von eurer Feier und euren Gästen ab. Den ausführlichen Vergleich lest ihr in Digitale Einladung oder gedruckte Karte.

4 bis 6 Wochen vorher: Zusagen und Sitzordnung

• Bei offenen Rückmeldungen freundlich nachfragen
• Die endgültige Gästezahl mit Essenswünschen und Allergien ans Catering melden
• Die Sitzordnung erstellen und Tischkarten vorbereiten
• Einen Ablaufplan schreiben und an Trauzeugen, Location und Dienstleister schicken

Die letzte Woche vor der Hochzeit

• Alle Dienstleister noch einmal bestätigen und Uhrzeiten abgleichen
• Ringe, Papiere und Ausweise bereitlegen
• Kleidung anprobieren und Schuhe einlaufen
• Eine Notfalltasche packen: Nähzeug, Pflaster, Taschentücher, Ladekabel
• Aufgaben für den Tag abgeben – ihr sollt feiern, nicht organisieren

Nach der Hochzeit: Fotos und Danke

Sammelt die Fotos eurer Gäste, solange alle noch daran denken. Bedankt euch innerhalb von vier bis sechs Wochen. Eine Dankeskarte mit einem Foto vom Tag freut auch die, die nicht dabei sein konnten. Wie ihr die Bilder aller Gäste an einem Ort sammelt, steht in unseren Tipps für Fotos auf der Feier.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Hochzeit planen?

Ideal sind zwölf Monate. Mit sechs Monaten geht es auch, wenn ihr bei Datum oder Location flexibel seid.

Wann verschickt man die Hochzeitseinladungen?

Etwa drei Monate vorher. Das Save the Date geht sechs bis acht Monate vorher raus.

Wie viel kostet eine Hochzeit?

Das hängt vor allem von der Gästezahl ab. Location, Essen und Getränke machen etwa die Hälfte des Budgets aus.

Das Wichtigste in Kürze

Entscheidet früh, was knapp ist: Termin, Location und Fotografie. Gebt euren Gästen rechtzeitig Bescheid. Und sorgt für die letzten Wochen für eine verlässliche Liste, wer kommt und was er isst. Der Rest darf unperfekt sein.