Hilfe und häufige Fragen
So funktioniert InviteFlow – für dich als Gastgeber und für deine Gäste. Wenn hier etwas fehlt, schreib uns.
In drei Schritten zur ersten Einladung
Event anlegen
Anlass, Datum und Ort eintragen, Farben wählen oder ein eigenes Kartenmotiv hochladen. Auf Wunsch legst du eine Antwortfrist und eigene Fragen fest, zum Beispiel nach Essenswünschen.
Gäste eintragen und Link verschicken
Du legst Familien, Paare oder einzelne Personen an. Jede Gruppe bekommt einen eigenen Link, den du per WhatsApp, E-Mail oder SMS verschickst.
Zusagen verfolgen
Deine Gäste antworten direkt im Link. In deiner Gästeliste siehst du sofort, wer kommt, wer absagt und wer noch fehlt.
Für deine Gäste ist es ein Link
Antippen, Umschlag öffnen, antworten. Kein Konto, kein Passwort, keine App. Die Einladung zeigt Datum und Ort, trägt den Termin auf Wunsch in den Kalender ein und plant die Route.
- Zusage für jede Person einzeln, mit Allergien und Wünschen
- Antwort jederzeit über denselben Link änderbar
- Nach der Feier: Fotos hochladen und die Bilder der anderen ansehen
Häufige Fragen
Einladung und Gäste
Müssen meine Gäste sich registrieren oder eine App installieren?
Nein. Gäste tippen auf ihren Link, öffnen den Umschlag und antworten – ohne Konto, ohne Passwort, ohne App. Das funktioniert auf jedem Handy, Tablet und Computer.
Welche Links gibt es?
Drei Arten, je nachdem, wie genau du einladen möchtest:
- Gruppen-Link: für eine Familie oder ein Paar. Alle Personen der Gruppe stehen schon drin und antworten gemeinsam.
- Persönlicher Link: für genau eine Person.
- Allgemeiner Link: für alle, die du nicht einzeln eingetragen hast. Gäste tragen ihren Namen selbst ein.
Kann ich meine eigene Einladungskarte verwenden?
Ja. Du kannst Vorder- und Rückseite als JPG, PNG, WebP oder PDF hochladen (bis 15 MB je Datei). Ohne eigenes Motiv gestaltet InviteFlow die Karte in deinen Farben.
Kann ich das Event nachträglich ändern?
Ja, jederzeit in den Einstellungen des Events. Ändert sich zum Beispiel die Uhrzeit, sehen alle Gäste beim nächsten Öffnen ihres Links den neuen Stand. Die Links bleiben dieselben.
Was ist die Mitbringliste?
Eine Liste, in die sich Gäste beim Antworten selbst eintragen: Kuchen, Salat, Getränke. Du gibst vor, was gebraucht wird, und siehst, wer was übernimmt.
Ein Gast hat kein Smartphone. Was nun?
Der Link lässt sich auch am Computer oder Tablet öffnen. Oder du rufst kurz an und trägst die Antwort über den Link dieses Gastes selbst ein.
Zusagen und Erinnerungen
Was können Gäste antworten?
Ja, Nein oder Vielleicht – für jede Person der Gruppe einzeln. Dazu Allergien und Wünsche, eine Nachricht an dich und die Antworten auf deine eigenen Fragen.
Können Gäste ihre Antwort später ändern?
Ja. Wer seinen Link noch einmal öffnet, kann die Antwort ändern. Du siehst in der Gästeliste immer den aktuellen Stand und den Verlauf.
Wie erinnere ich Gäste, die noch nicht geantwortet haben?
Ab dem Paket „Große Feier“ zeigt dir „Nachhaken“ alle offenen Einladungen mit einer fertigen Nachricht samt Link – zum Verschicken per WhatsApp oder zum Kopieren. Kurz vor der Antwortfrist bekommst du außerdem eine Mail, wer noch fehlt.
Bekommen Gäste automatisch eine Erinnerung?
Ab „Große Feier“ erhalten zugesagte Gäste kurz vor der Feier eine Erinnerung per E-Mail – sofern sie beim Antworten ihre Adresse angegeben und Erinnerungen gewünscht haben. Du kannst das in den Einstellungen des Events abschalten.
Kann ich die Gästeliste herunterladen?
Ja, ab „Große Feier“ als Excel- oder CSV-Datei, mit Zusagen, Allergien und Nachrichten.
Pakete und Bezahlung
Was kostet InviteFlow?
Du bezahlst einmal pro Event, nicht pro Monat:
- Kleine Runde: kostenlos, bis zu 10 Gäste
- Große Feier: 14,90 € – unbegrenzt viele Gäste, Nachhaken, Erinnerungen, Export
- Festtag: 29,90 € – zusätzlich Save the Date, Fotogalerie mit QR-Codes und Dankeskarte
Den vollständigen Vergleich findest du auf der Preisseite.
Ist das ein Abo?
Nein. Es gibt keine Laufzeit, keine Kündigung und keine Folgekosten.
Kann ich später auf ein größeres Paket wechseln?
Ja, jederzeit in den Einstellungen des Events. Du zahlst dann nur die Differenz zu deinem bisherigen Paket. Gäste und Antworten bleiben erhalten.
Wie bezahle ich, und wo finde ich die Rechnung?
Die Zahlung läuft über den Zahlungsdienstleister Stripe. Deine Rechnungen findest du nach der Anmeldung oben rechts im Menü unter „Rechnungen“.
Ich habe bezahlt, aber mein Event ist noch gesperrt.
Das kann passieren, wenn das Fenster nach dem Bezahlen zu früh geschlossen wurde. Schreib uns über das Kontaktformular – wir schalten das Event frei.
Fotos und Galerie
Wie funktioniert die Fotogalerie?
Im Paket „Festtag“ hat jedes Event eine Galerie. Gäste öffnen sie über ihre Einladung, tragen ihren Namen ein und laden Fotos und Videos hoch. Alle Gäste sehen die Bilder und können sie einzeln oder gesammelt als ZIP-Datei herunterladen.
Wer kann die Fotos sehen?
Nur, wer den Einladungslink des Events hat, und du als Gastgeber. Die Bilder sind nicht öffentlich und tauchen nicht in Suchmaschinen auf. Beim Hochladen werden Ortsdaten und andere Metadaten aus den Fotos entfernt.
Welche Dateien kann man hochladen?
Fotos als JPG, PNG, WebP, HEIC oder GIF bis 15 MB und Videos als MP4, MOV oder WebM bis 100 MB. Fotos werden beim Hochladen automatisch verkleinert, damit es auch unterwegs schnell geht.
Wie kommen Gäste auf der Feier schnell zur Galerie?
In der Verwaltung deines Events findest du QR-Codes zum Ausdrucken. Stell sie auf die Tische – ein Scan mit der Handykamera führt direkt zum Hochladen.
Kann ich ein Foto wieder entfernen?
Als Gastgeber kannst du jedes Foto löschen: in der Galerie auswählen und „Löschen“ antippen. Gäste wenden sich dafür an dich.
Was ist die Dankeskarte?
Nach der Feier schreibst du ein paar Zeilen und wählst ein Foto aus der Galerie. Die Karte erscheint auf der Einladung und geht auf Wunsch per E-Mail an deine Gäste (Paket „Festtag“).
Konto und Datenschutz
Ich habe mein Passwort vergessen.
Unter Passwort vergessen gibst du deine E-Mail-Adresse ein. Du bekommst einen Link, mit dem du ein neues Passwort festlegst.
Warum soll ich meine E-Mail-Adresse bestätigen?
Damit Rückmeldungen und Passwort-Links wirklich bei dir ankommen. Erinnerungen und Dankeskarten an deine Gäste kannst du erst nach der Bestätigung verschicken. Einen neuen Bestätigungslink forderst du unter „Meine Events“ an.
Kann ich ein Event löschen?
Ja, in der Verwaltung des Events. Dabei werden Gästeliste, Antworten und Fotos endgültig gelöscht. Einzige Ausnahme: Das kostenlose Event eines Kontos lässt sich nicht löschen, damit es nicht beliebig oft neu angelegt wird.
Wie lösche ich mein Konto oder lade meine Daten herunter?
Beides findest du nach der Anmeldung im Menü unter „Profil“, Abschnitt „Deine Daten“. Beim Löschen werden das Konto, alle Events, Gästelisten, Antworten und Fotos endgültig entfernt.
Was passiert mit den Daten meiner Gäste?
Sie werden nur für dein Event gespeichert und nicht für Werbung verwendet. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Deine Frage war nicht dabei?
Schreib uns – wir antworten in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
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